case
Renoverade allt - med fullt av gäster på hotellet
september 2025
Foto: Magnus Laupa
101 rum renoverade på mindre än ett kvartal - samtidigt som hotellet kryllade av gäster. Hur ror man i land ett sådant projekt? - Allt handlar om planering, säger Aram Mojarrad på Hotel Karlaplan i Stockholm.
Halva hotellet gjordes om åt gången
Hon sitter bekvämt tillbakalutad i Hotell Karlaplans stilfulla och lugna lobby på Östermalm. Det är svårt att föreställa sig aktiviteten den där vintern 2023, när hantverkare och inredare arbetade febrilt med renoveringen.
– Vi valde att renovera och inreda med nytt, halva hotellet åt gången medan andra halvan kunde vara öppen för gäster, säger Aram som är vice vd på Vi Invest, moderbolaget bakom Hotel Karlaplan och flera andra hotell i Stockholm.
Projektet pågick från mitten av december 2023 till slutet av februari 2024 med Resize Design som en av många leverantörer. Egentligen var tanken att renoveringen skulle ske under 2020.
– Men så kom pandemin och planerna fick flyttas fram, berättar Aram.
Här delar hon med sig av projektet och lärdomarna.
Steg 1: Gör en projektbeskrivning
– Vi börjar samtliga våra ombyggnads- eller renoveringsprojekt med en ordentlig behovsbeskrivning: Vad vill vi uppnå? Vilka insatser behöver göras? Vilka moment är prioriterade och varför?
– Vilka är våra gäster och vad är prioritet för dem när de väljer just det hotellet? Ofta bygger en omfattande renovering på den feedback vi får från hotellets gäster.
Behoven förändras dock över tid. Ett exempel är skrivbord. Numera kanske man hellre sitter i fåtöljen eller sängen och arbetar och då passar ett avlastningsbord bättre än ett traditionellt skrivbord..”
– En annan sak som förändras snabbt är de tekniska lösningar som finns på rummen. På kort tid kan det hända otroligt mycket inom områden som trådlöst nätverk och TV-teknik, telefoni och liknande där gästernas behov och krav förändras.
– Man behöver också fundera på vilka kundsegment man har och ringa in deras behov. På just det här hotellet har vi exempelvis många gäster från Försvarsmakten på vardagar och privata resenärer på helgerna.
Hur budgeterar man en hotellrenovering?
– Budget startar från 0 och uppåt, brukar vi tänka. Andra hotellkedjor jobbar kanske på annat sätt eller genom bestämda intervall med avsatt budget för ändamålet.
– Vi sätter den ambition som krävs för att det ska bli riktigt bra men givetvis ekonomiskt fördelaktigt, det är då vi kan förhandla fram de bästa produkterna och insatserna till ett försvarbart pris och en bra ROI över tid.
Steg 2: Välj rätt partners
Ledningen på Vi Invest är noga med vilka leverantörer de väljer för ett samarbete.
– Vi tittar brett men vi väljer med omsorg de partners som vi vill fortskrida med. Alla har sin specialitet och bidrar med det de är bäst på och vi ser alltid långsiktigt på samtliga samarbeten.
– Vi använder inte alltid inredningsbyrå eller koncept firma utan det finns många projekt där vi själva sätter ideerna och visionera om hur vi önskar inreda/renovera
Redan 2017 kom de i kontakt med Resize Design inför den omfattande ombyggnationen av Hotel Gamla Stan.
– Viktor som är grundare av Resize Design hade ett stort driv och engagemang att vilja vara med på projektet. Han kom med många fina förslag och omarbetning av konceptet tills vi tillsammans landade i ett slutligt koncept och ett slutoffert.
Det var nog något av en utmaning för Resize i det projektet, de skulle hålla sig till en viss stil och stram budget, men de var alltid otroligt noggranna och lyhörda för hur vi som beställare i slutändan ville ha det och gav aldrig upp.
Aram berättar att när de väl finner en leverantör eller samarbetspartner som förstår och är lyhörda för deras behov så utvecklar de gärna relationen över tid.
Steg 3: Briefa varje leverantör
Varje leverantör måste få sin egen brief på ett tidigt stadium. Resize Design tilldelades uppdraget för all inredning i hela hotellet men även samordningen med byggarna och övriga inblandade i projektet
– Vi hade redan en tydlig bild av hur rummen skulle inredas och vilken känsla som skulle förmedlas. En clean, tidlös men modernt koncept med stabila och funktionella möbler i hållbara material, enkla att rengöra och underhålla över tid, berättar Aram.
– Färgskalan och materialen skulle ha en varm och greige framtoning och i viss mån en iberisk stil.
Aram betonar också hållbarheten.
– Man brukar räkna med en livslängd på ytskikt till cirka 10 år, men självklart ska man ha kontinuerligt underhåll. Badrummen lever längre. Möbler bör också designas för att hålla i 7-10 år men i praktiken har livslängden sänkts och utbytet sker snabbare då man behöver tillgodogöra gästernas behov som också ändras betydligt oftare numera.
Steg 4: Skapa en åtgärdslista och tidplan
Om man ska renovera på kort tid med minimal påverkan på gästerna och intäkterna så gäller det att välja rätt åtgärder.
För Hotel Karlaplan stod följande i fokus:
- Ytskikt – måla om väggar, slipa och lacka om samtliga trägolv, lacka om samtliga dörrar, ombyggnad i lobbyn och receptionen, samt ny inredning. Hotellet skulle få en ny skepnad men fortfarande behålla sin sekelskiftescharm.
- Rummen: Byta samtliga möbler och inreda om. Allt tömdes, ytskikt renoverades och inreddes på nytt.
- Övriga ytor: Korridorer, hissar och trapphus renoveras, ett gym kunde läggas till och inrymmas i nedre våningen.
Steg 5: Genomförande
Trots att Vi Invest har lång erfarenhet från hotellprojekt såsom nybyggnadsprojektet AC by Marriott Stockholm Ulriksdal, så blev projektet vid Karlaplan något av en utmaning.
– Det är inte helt enkelt att tömma, renovera och inreda ett hotell som är fortsatt up and running under tiden. Man måste hela tiden hålla en tidsschema. Det är som att bygga ett helt nytt hotell fast med gäster som bor där samtidigt, säger Aram.
– Men vi tummade aldrig på gästnöjdheten. Den fick aldrig riskeras, de gäster som bodde skulle inte ens märka av vårt arbete i den andra halvan av fastigheten..
Vad blev resultatet av renoveringen?
– Gästerna är mycket nöjda. Det kan vi bland annat avläsa på gästrecensionerna, med högre betyg och fler återkommande gäster som resultat. självklart har vi även fått en intäktsökning.
Fakta: Arams bästa tips till dig som renoverar hotell
- Låt underleverantörer vara delaktiga i att koordinera och samordna. Var alltid med i samtliga skeden som beställare men alla parter måste kommunicera och samordna dagligen och ta ett aktivt ansvar.
- Ta ett projektbeslut baserat på flera infallsvinklar. Vad tycker revenue och sälj om bokningsläget, tankar och idéer från leverantörer, marknadspriser, inköp, leveranstider etc.
- Var väl förberedd. Man kan oftast förhandla fram det pris och de möbler/koncept som man tänkt sig, när man som beställare har inblick i projekten tidigt och på alla nivåer.
- Avsätt ett rum som mockup-rum. Så får man se färger, ytskikt, möbler och inredning och testa innan slutordern går iväg.
- Var engagerad i det dagliga, varje dag. Det är ett måste på independent hotels för att alla ska hålla tidslinjen och för att hotellet inte ska förlora intäkter på grund av förseningar som kunna förhindras.
- Använd leverantörer som du kan lita på. Ta referenser och bygg en långvarig relation. Det finns ingen fördel med kortsiktiga relationer. De behöver förstå oss och vi måste låta dem göra ett bra jobb. Det tjänar alla på, i alla led.
- Prioritera. Om man har stram budget och behöver välja vad man ska investera i så är bland det mest väsentliga på ett hotell självfallet att det finns sköna sängar, bra och fräscha badrum, bra frukost och rena och fräscha rum.
Nyfiken på vad vi kan göra för ditt projekt? Hör av dig så berättar vi mer !
boka möte!
